Les services généraux regroupent tout ce qui fait la vie matérielle de l’entreprise : locaux, fournisseurs, assurances, téléphonie, informatique de base, véhicules, consommables, événements internes. Personne n’en est responsable dans une TPE/PME, donc c’est le dirigeant qui s’y colle, par petits bouts, au pire moment. Externalisés à une office manager, ces sujets sont regroupés, négociés et suivis par une seule personne.
Périmètre type
- Locaux : relation bailleur, entretien, ménage, sécurité, accès, aménagements et déménagements ;
- Contrats fournisseurs : énergie, téléphonie, internet, copieurs, assurances, inventaire, mise en concurrence à échéance, résiliation des doublons ;
- Équipements : parc informatique de base (commandes, prestataire IT), mobilier, consommables ;
- Véhicules : contrats de location/LLD, entretiens, sinistres, cartes carburant ;
- Vie de bureau : onboarding matériel des arrivants, événements internes, séminaires, cadeaux clients.
Le gain caché : la renégociation des contrats
Dans la plupart des entreprises accompagnées, l’inventaire initial des contrats fournisseurs révèle des doublons, des tacites reconductions jamais challengées et des tarifs hors marché. La première année, les économies de renégociation couvrent fréquemment une part significative du coût de la prestation : c’est le domaine où l’externalisation se paie le plus vite.
Ce périmètre se combine naturellement avec la gestion administrative et l’administration du personnel dans une mission d’office management externalisé globale, souvent avec une présence sur site à Nantes, car les services généraux se gèrent mal à distance pure.
Questions fréquentes
Faut-il une présence sur site ?
Partiellement. Une demi-journée régulière sur site suffit généralement : le suivi des contrats, commandes et prestataires se fait à distance, la relation avec les locaux et les équipes en présentiel.
Gérez-vous les urgences (panne, dégât des eaux, serrure) ?
Le process d’urgence est défini au démarrage : prestataires référencés, seuils de dépense pré-validés, qui appeler et jusqu’où engager. Vous n’êtes sollicité que pour les arbitrages au-dessus du seuil.