Un(e) assistant(e) administratif(ve) indépendant(e) prend en charge le flux administratif de votre entreprise (facturation, devis, relances, gestion de trésorerie, classement) sans embauche, pour quelques heures par semaine ou plus. Chez Sylom, cette fonction est assurée par une office manager senior (plus de 10 ans d’expérience) : vous ne déléguez pas seulement des tâches, vous confiez un domaine entier, tenu proprement, avec des process qui restent chez vous.
Quelles tâches confier ?
- Facturation clients : établissement et envoi des factures, suivi des règlements, tenue du tableau de facturation ;
- Devis : mise en forme, envoi, suivi et relance des devis en attente, un devis relancé sous 5 jours a nettement plus de chances de signer ;
- Relances d’impayés : process de relance gradué (mail, téléphone, mise en demeure), avant transmission éventuelle au recouvrement ;
- Gestion de trésorerie : suivi des encaissements et des décaissements, préparation des règlements, rapprochement bancaire, visibilité permanente sur la position de trésorerie ;
- Fournisseurs : traitement des factures d’achat, suivi des échéances, litiges simples ;
- Classement et archivage : arborescence claire (papier et numérique), contrats retrouvables en 30 secondes, échéances contractuelles suivies ;
- Dossiers administratifs : assurances, organismes sociaux, subventions et aides, appels d’offres simples.
Externaliser ses tâches administratives récurrentes : la méthode
La réussite d’une externalisation administrative tient à la méthode de démarrage, pas au volume d’heures. Le déroulé type chez Sylom :
- État des lieux (inclus dans le diagnostic) : ce qui est en retard, ce qui est récurrent, ce qui vous coûte le plus de temps ou d’argent, les impayés d’abord, presque toujours ;
- Rattrapage : on solde le retard accumulé (pile de factures, relances jamais faites, classement), c’est souvent la phase la plus visible ;
- Routine : un rythme hebdomadaire fixe, des process écrits simples (qui restent votre propriété), un point mensuel ;
- Amélioration continue : automatisation de ce qui peut l’être (modèles, rappels, outils adaptés à votre taille), réduction progressive du temps nécessaire.
Assistant(e) indépendant(e) ou salarié(e) à temps partiel ?
- ✕Coût mensuel réel : Salaire + ~42 % de charges + congés + matériel
- ✕Niveau d’expérience : Souvent junior à ce niveau de rémunération
- ✕Absences, congés : À gérer, poste non couvert
- ✕Volume : Fixe au contrat
- ✕Séparation : Procédure encadrée
- ✓Coût mensuel réel : Heures effectuées uniquement
- ✓Niveau d’expérience : Senior (10+ ans), autonome dès le premier jour
- ✓Absences, congés : Échéances anticipées, continuité organisée
- ✓Volume : Ajustable chaque mois
- ✓Séparation : Simple préavis
Pour les PME : un(e) assistant(e) administratif(ve) externalisé(e) qui suit vos process
À partir de 10-15 salariés, le sujet n’est plus de « faire les factures » mais de fiabiliser un flux : qui valide quoi, sous quel délai, avec quelle traçabilité. L’intervention combine alors l’exécution (le flux traité chaque semaine) et la structuration (process écrits, outils, indicateurs), en lien avec l’administration du personnel, souvent confiées dans la même mission. Voir aussi l’accompagnement dédié aux PME.
Tarifs
La gestion administrative externalisée se facture au taux horaire ou en forfait hebdomadaire. Fourchettes du marché et logique de tarification détaillées sur la page Tarifs ; devis personnalisé sous 48h via la demande de devis.
Questions fréquentes
Combien d’heures par semaine pour une TPE ?
Pour une TPE de 1 à 5 personnes, 4 heures par semaine couvrent généralement facturation, relances, gestion de trésorerie et classement. Le volume se cale après le premier mois, sur la réalité constatée.
Utilisez-vous nos outils ou les vôtres ?
Les vôtres en priorité : la donnée et l’historique doivent rester chez vous. Si vous n’êtes pas équipé, je propose des outils simples et adaptés à votre taille, paramétrés à votre nom.
Comment garantissez-vous la confidentialité ?
Clause de confidentialité systématique au contrat, accès nominatifs et révocables à vos outils, et aucune sous-traitance : la personne qui signe est la personne qui intervient.
Pouvez-vous reprendre un administratif en retard ?
Oui, c’est un cas fréquent. Le rattrapage fait l’objet d’un forfait dédié, chiffré après l’état des lieux, avant de passer au rythme de croisière.